รู้หรือไม่ว่า 90% ของมนุษย์ออฟฟิศ หมดเวลาในการทำงานไปกับขั้นตอนต่าง ๆ มากมายที่มีในบริษัท ไม่ว่าจะเป็นการรออนุมัติ การกรอกข้อมูลเดิมซ้ำ ๆ หรือการเปลี่ยนงานกระทันหัน ซึ่งล้วนแต่เป็นเรื่องสิ้นเปลืองเวลาที่ทำให้พนักงานทำงานได้ช้าลงกว่าเดิม
ไม่ใช่ว่าการมีขั้นตอน หรือระบบระเบียบเป็นเรื่องไม่ดี เพียงแต่ขั้นตอนที่มากมาย จะทำให้คนอยู่ในกรอบมากเกินไป และ Startup ต้องการคนที่กล้าคิดนอกกรอบ ดังนั้น หากขั้นตอนไหนสามารถลด หรือปรับได้ ก็ควรทำ เพื่อให้งานก้าวไปข้างหน้าได้เร็วขึ้น ไม่ต้องทนอยู่กับระบบเดิมที่สิ้นเปลืองเวลา หรือสร้างระบบใหม่ ๆ ขึ้นมาเพิ่มอีก
การปรับระบบและขั้นตอนการทำงาน (หรือที่เรียกว่า Kaizen Method) ไม่ใช่การเทขั้นตอนทั้งหมดทิ้ง แล้วอยู่อย่างไร้ระบบ แต่ทุก ๆ บริษัทควรปรับปรุงและพัฒนาระบบเดิม ๆ ให้ดีขึ้น เร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
“Kaizen Method” มีหลักสำคัญอยู่ที่การลด และเลิกขั้นตอนส่วนเกินที่ไม่จำเป็น ด้วยการเปลี่ยนวิธีการทำงาน ทีละเล็ก ทีละน้อย จนสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและต่อเนื่อง อาศัยการพลิกแพลงและความสร้างสรรค์ เพื่อให้หลุดพ้นจากข้อจำกัดต่าง ๆ ที่ทำให้การทำงานช้าลง
และที่สำคัญ อย่าลืมสร้างบรรยากาศในที่ทำงานให้พนักงานทุกคนกล้าแสดงความเห็น กล้าเสนอแนะแนวทางในการพัฒนาบริษัทให้ดีขึ้น ให้คนของคุณโฟกัสกับปัญหาที่เกิดขึ้น มองหาวิธีแก้ แล้วพยายามผสานวิธีแก้ที่คิดได้เข้ากับสิ่งที่เป็นอยู่ให้ได้ เท่านี้ขั้นตอนและระบบต่าง ๆ ก็จะไม่เป็นปัญหาอีกต่อไป แต่จะกลายเป็นสิ่งที่ช่วยให้บริษัทของคุณมั่นคงมากขึ้น